III Unidad.- ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Independientemente de su tamaño, para lograr sus objetivos, toda empresa lleva a cabo cinco funciones básicas: elaborar el producto, venderlo, manejar el dinero para producirlo a la vez que controlar las ganancias que obtiene, registrar y manejar la información y coordinar al personal para que desempeñe sus labores. Estas cinco funciones son conocidas como áreas funcionales o departamentos de la empresa, se les conoce comúnmente como Producción, Mercadotecnia, Finanzas, Sistemas y Recursos Humanos, respectivamente. A continuación se analizarán estas funciones básicas.

Producción

La producción y la fabricación de un bien o servicio conforman la administración de operaciones. La función de producción comprende todo el proceso que se sigue desde que llega la materia prima hasta que ésta se convierte en producto terminado. En las empresas de servicios y comercializadoras ésta función es conocida como operación.
FUNCIONES:
1. Ingeniería del producto.
♥ Diseño del producto.
♥ Pruebes de ingeniería.
♥ Asistencia a la MKT.

2. Ingeniería de la planta.
☺Diseño de instalaciones y sus especificaciones.
☺Mantenimiento y control del Equipo.

3. Ingeniería Industrial.
☻Estudios de métodos.
☻Medida del trabajo.
☻Distribución de la planta.

4. Planeación y Control de la producción.
♦ Programación.
♦ Informe de avances.
♦ Estándares.

5. Abastecimiento.
♣ Tráfico.
♣ Embarque.
♣ Compras locales e Internas.
♣ Control de Inventarios.
♣ Almacén.

6. Fabricación.
♠ Manufacturas.
♠ Servicios.

7. Control de calidad.
• Normas y especificación.
• Inspección de pruebas.
• Registro de inspecciones.
• Métodos de recuperación.
HERRAMIENTAS PARA LLEVAR A CABO EL PROCESO DE CONTROL DE CALIDAD:
◘ Hoja de control.
◘ Histograma.
◘ Diagrama de pareto o Análisis de pareto.
◘ Diagrama de Causa y Efecto/ ISHIKAWA.
◘ Estatificación.
◘ Diagrama de dispersión.
◘ Gráfica de control.


Mercadotecnia

Si existe un punto clave dentro de la dirección de una empresa, esta es la Mercadotecnia abarca todas las actividades tendientes a hacer llegar el producto en el momento, cantidad y costo requeridos para satisfacer las necesidades de los clientes. Comprende funciones como ventas, distribución, planeación del producto, investigación del mercado, almacenamiento, contacto con distribuidores, y colocación del producto en los centros de distribución , publicidad y promoción de los mismos.
FUNCIONES:
1. Investigación de Mercado.

2. Planeación y Desarrollo del producto.
○ Empaque.
○ Marca.
3. Precio.

4. Distribución y Logística.

5. Ventas.

6. Comunicación.
◙ Promoción y Ventas.
◙ Publicidad.
◙ Relaciones Publicas.

Finanzas

Esta función es obtener recursos monetarios y utilizarlos adecuadamente. La función financieras es indispensable, ya que por medio de ella se maneja el dinero de la compañía, además de que se realizan las otras actividades básicas de la organización como: obtención y asignación de inversiones, control de utilidades, pago de obligaciones, disponibilidad de los recursos necesarios para casos de emergencias y todas aquellas funciones tendiente a obtener los máximos rendimientos.
FUNCIONES:
1. Financiamiento.
♂ Planeación Financiera.
♂ Relaciones Financieras.
♂ Tesorería.
♂ Obtención de Recursos.
♂ Inversiones.

2. Contraloría.
♀ Contabilidad General.
♀ Contabilidad de Costo.
♀ Presupuesto.
♀ Auditoria Interna.
♀ Estadística.
♀ Crédito y Cobranzas.
♀ Impuestos.

Sistemas

El área de informática o sistemas es imprescindible para el registro y control de la información acerca de todas las actividades que se realizan dentro de una organización . Esta área puede ser staff o lineal e incluirse en algunas  de las otras áreas funcionales, dependiendo de la magnitud y volumen de información, así como las características de la empresa. Las principales actividades que se efectúen en esta área son: análisis y diseño de sistemas, banco de datos, procesamiento, edición, emisión de reportes, mantenimiento de hardware y telecomunicaciones.
FUNCIONES:
1. Controlar la información de la empresa.

2. Verificar la instalación correcta de servidores. (PROXIES)

3. Altas y baja de usuario.

4. Instalación de programas. (software) necesarios para la operación de la empresa.

5. Mantenimiento de los discos de Usuarios.

6. Administración de las listas/ cadenas de correos.

7. Copias de seguridad de los datos (BACK UP).

8. Instalación, configuración y mantenimiento de Servicios como:
♪ E-mails.
♪ PROXIES.
♪ Web.
♪ FTP.
♪ ETC.

9. Diseño y Configuración de Red.

Recursos Humanos (R.R.H.H)

Mediante esta función se coordinan y optimizan las habilidades, los conocimientos y las experiencias de todas las personas que trabajan en la empresa, con el fin de lograr su máxima eficiencia. Se establecen mecanismos para seleccionar, capacitar y dirigir al personal y lograr su óptimo desarrollo, así como para mejorar su grado de satisfacción y pertenencia dentro de la organización. Contar con una planta establece y motivada el personal es una de las características fundamentales para lograr la excelencia en las organizaciones.
FUNCIONES:
1. Contratación y Empleo.
♫ Reclutamiento.
♫ Selección.
♫ Contratación.
♫ Introducción/ Inducción.
♫ Promoción, transferencia y Ascensos.

2. Capacitación y Desarrollo.
☼ Entrenamiento.
☼ Capacitación.
☼ Desarrollo.

3. Sueldos y Salarios.
► Análisis y Valuación de puestos.
Análisis de puesto: Procedimiento para determinar los niveles y responsabilidades de cada puesto.
Valuación de puesto: Determina el mejor personal para cada puesto.
Los métodos de valuación de puesto son:
1) Métodos de graduación previa.
2) Método de aliniamiento.
3) Métodos de puntos.
4) Métodos de comparación de factores. Entre otros.

► Calificación de méritos.
► Remuneración y Vacaciones.

4. Relaciones Laborales.
◄ Comunicación.
◄ Contratos colectivos de trabajo.
◄ Disciplina.
◄Investigación de personal.
◄ Relaciones de trabajo.

5. Servicios y Prestaciones.
↕ Actividades recreativas.
↕ Actividades Culturales.
↕ Prestaciones.

6. Higiene y Seguridad Industrial.
‼ Servicio Medico.
‼ Campañas de Higiene y Seguridad.
‼ Ausentismos y Accidentes.

7. Planeación de R.R.H.H.
¶ Inventarios de R.R.H.H.
¶ Rotación.
¶ Auditoria de personal.

VENTAS

Es una orientación administrativa que supone que los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de los productos de la compañía a menos que se llegue hasta ellos mediante un trabajo sustancial de promoción de ventas.

El departamento de ventas es el encargado de persuadir a un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de su fuerza de ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y políticas de ventas acordes con el producto que se desea vender.

FUNCIONES:

§ Desarrollo y manipulación del producto: 

Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminación de los productos pasados de moda, observación del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus características distintivas y su nombre.

§ Distribución física:

Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de tráfico y envíos. El gerente de ventas coordina estas con el tráfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fábrica hasta el consumidor, que comprende los costos y métodos de transporte, la localización de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas.

§ Estrategias de ventas:

son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos.

§ Financiamiento de las ventas:

Las operaciones a crédito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crédito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duración del período de crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la práctica crediticia.

§ Costos y Presupuestos de Ventas:

Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año.

§ Estudio de mercado:

El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operación.

§ Promociones de venta y publicidad:

Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fábrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes.

§ Planeación de Ventas:

El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas.

§ Servicios técnicos o mecánicos:

Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecánicos requieren de servicios de instalación y técnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio.

§ Relaciones con los distribuidores y minoristas:

Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas.

§ El personal de ventas:

Consiste en desarrollar de la manera más eficiente el proceso de integración el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; así como de su compensación económica, supervisión, motivación y control.

§ Administración del departamento de ventas:

Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el cual debe establecer la organización, determinar los procedimientos, dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo de los miembros del departamento, llevar el registro de las ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones de este departamento.

COMPRAS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

FUNCIONES:

▬ Adquisiciones de materia y/o Materia prima:

Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

▬ Guarda y Almacenaje:

Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas.

▬ Reducir inventarios.

▬ Mantener relaciones armónicas entre los proveedores.

▬ Precios y Cotizaciones. (Catalogo de proveedores)

▬ Proveer de materia prima y/o materiales a las demás áreas de la empresa:

Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

▬ Visitar la competencia. (este no es una opción muy segura)

▬ Utilizar los recursos materiales en tiempo y en forma en base a presupuestos. 

EMPOWERMENT*

En los últimos años se ha puesto de moda la promoción de diversas concepciones del EMPOWERMENT.

EMPOWERMENT: Significa que los empleados, administradores o equipos de todos los niveles de la organización tiene el poder para tomar decisiones sin tener que requerir la autorización de sus superiores.

La idea en la que se basa el empowerment es que quienes se hallan directamente relacionados con una tarea son los más indicados para tomar una decisión al respecto, en el entendido de que poseen las aptitudes requeridas para ellos.

Tanto la delegación como el empowerment  son cuestión de grado. Implica asimismo que empleados y equipos acepten la responsabilidad de sus acciones y tareas.