a) Corto plazo: Cuando se determinan para realizarse en un termino menor o igual a un año. Estos, a su vez, pueden ser:
♠ Inmediatos. Aquellos que se establecen hasta 6 meses.
♠Mediatos. Se fijan para realizarse un periodo mayor de 6, o menor de 12 meses.
b) Mediano plazo: Su delimitación es por un periodo de 1 a 3 años.
c) Largo plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de 3 años.
PLANES DE LA ORGANIZACIÓN
♣ ESTRATÉGICA. Establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base los demás planes (tácticos y operativos).
♣ TÁCTICA O FUNCIONAL. Determina planes mas específicos que se refieran a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratégicos.
♣ OPERATIVA. Se rige de acuerdo con los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades mas detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.
ELEMENTOS DE PLANEACIÓN
La planeación es básica ya que es punto de partida y directriz primordial de cada actividad administrativa. Está integrada por los siguientes elementos.
Misión y Visión
◘Se define a la misión en cuanto: describe la actividad o función básica de producción o servicio que desarrolla la empresa y que es la razón de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa.
Está ligada al presente y a los directivos les permite definir la finalidad que tienen sus productos o servicios.
◘La visión está relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas (propósitos) y cuantitativas (objetivos).
Propósitos
◘Las aspiraciones cualitativas básicas en el orden moral que mueve a emprender acciones de tipo socio económico y que se establecen en forma permanente o semipermanente en un grupo social.
Importancia de los propósitos
Al ser las aspiraciones particulares de la empresa, la importancia de los propósitos queda fuera de discusión, aunque fundamentalmente, dicha importancia radica en que:
a) Sirve de cimiento para los demás elementos de la planeación, así como para los demás tipos de planes.
b) Permite orientar a los responsables de la planeación sobre el curso de acción moral que deben seguir al formular los planes.
c) Identifican a la empresa ante el personal y la sociedad, con una imagen de responsabilidad socio-económico.
d) Son la razón de existencia del grupo social, tanto en su estado presente como en su proyección hacia el futuro.
e) Define el éxito o fracaso de una empresa, ya que proporciona las directrices generales de la misma.
Característica que deben reunir los propósitos
El administrador, al establecer los propósitos, deben recordar los siguientes lineamientos.
a) Evitar que la dirección pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas.
b) Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa.
c) Evitar dogmatizarlos.
d) Deben estar acordes con los valores institucionales del grupo social.
e) No deben utilizarse para intereses personales si no para el bienestar de la empresa y la sociedad.
f) Deben implantarse, si es que no se han considerado.
g) No deben definirse con frases ambiguas y vacías, el autoengaño no ayuda a la implantación de planes.
Investigación
Es un proceso que procura obtener información relevante y fidedigna con el fin de explicar, describir, y predecir cualquier situación administrativa que beneficia a la empresa.
La investigación aplicada a la planeación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos y objetivos, así como los medios obtimos para conseguirlos.
El proceso de la investigación administrativa está constituida por las siguientes etapas:
1. Reconocimiento de los problemas y autorización para realizar el estudio.
2. Ubicación precisa del área que se presentan los problemas.
3. Tipificación de los problemas.
4. Recopilación de información.
5. Interpretación de los datos recavados.
6. Formulación del informe.
7. Diseño del nuevo sistema administrativo.
8. Programa de implantación.
9. Ejecución del programa de implantación.
10. Evaluación del nuevo sistema administrativo.
Premisas
Las premisas son suposiciones que se deben considerar ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que va a desarrollarse el plan.
Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras que pueden afectar el desarrollo de un plan.
Las premisas, de acuerdo con su naturaleza, pueden ser:
1. Internas.
2. Externas.
a) De carácter político.
b) De carácter legal:
♣Tendencias Fiscales.
♣Tendencias en la Legislación.
c) Económicas.
d) Sociales.
e) Técnicas.
f) Otros factores.
Objetivos
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener; son fines por alcanzar, establecidas cuantitativamente y determinado para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
Clasificación de los objetivos.
En función del área que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser:
1. Estratégicos o generales.
2. Tácticos o departamentales.
3. Operacionales o específicos.
Pueden ser:
♣ Seccionales.
♣ Individuales.
Estrategias
Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
Al establecer estrategias es conveniente seguir 3 etapas:
1. Determinación de los cursos de acción o alternativas.
2. Evaluación.
3. Selección de alternativas.
Políticas
Las políticas son disposiciones del pensamiento administrativo que orientan o regulan la conducta que hay que seguir en la toma de decisiones, acerca de acciones o actividades que se repiten una y otra vez dentro de una organización.
Clasificación de las políticas
Las políticas, de acuerdo con el nivel jerárquico en que se formulen y con las áreas que abarquen, pueden ser:
1. Estratégicas o generales.
2. Tácticas o departamentales.
3. Operativas o específicas.
En cuanto a su origen, las políticas pueden ser:
1. Externas.
2. Consultadas.
3. Formuladas.
4. Implícitas.
Programas
Una vez que se a determinado las anteriores etapas de la planeación, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como:
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.
1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos necesarios.
Clasificación.
Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:
1. Tácticas.
2. Operativos.
Presupuestos
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través de ellos se proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con sus objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la organización en términos financieros.
Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o específico, que determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios), el origen y asignación de los recursos de la empresa, para un periodo específico.
Características distintas.
El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeación en que:
☺ Es un esquema, pues se elabora en un documento formal.
☺ Es un plan expresado en términos cuantitativos.
☺ Es general porque se establece para toda la empresa.
☺ Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la organización.
☺ Es diseñado para un periodo determinado.
Clasificación.
Los presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que se determinen, pueden ser:
1. Estratégicos o corporativos.
2. Tácticos o departamentales.
3. Operativos.
Importancia de los presupuestos.
♦ Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de medida comparables.
♦ Mide el desempeño de las unidades organizadas y provee metas comparables en cada uno de los departamentos de la empresa.
♦ Sirve como estándar o patrón de ejecución de obras monetarias.
♦ Es un medio de control que permite controlar información.
Procedimientos
Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.
Importancia
Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que:
♣ Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.
♣ Promueve la eficiencia y especialización. Delimitan responsabilidades; evitan duplicidad.
♣ Determinan como deben ejecutarse las actividades,y también cuando y quien debe realizarlas.
Planes
Son esquemas resultantes de la planeación, de tal manera que, ya sea todas o cada una de las etapas de la planeación, vertidas por escrito en un formato, son planes. Aunque cada una de dichas etapas tiene lineamientos específicos para su elaboración, existen algunas observaciones, comunes a todas, que deben regir cualquier plan, para que su diseño sea efectivo.
1. Autorización.
2. Objetividad.
3. Actualización.
4. De naturaleza confidencial.
5. Sencillez.
6. Adecuación.
7. Completo.
8. Ventajoso.
ORGANIZACIÓN.-
ELEMENTOS DEL CONCEPTO
Analizando las anteriores definiciones se obtienen los elementos básicos del concepto, mismo en los que coinciden todos los autores:
1. Estructura.
2. Sistematización.
3. Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades.
4. Jerarquía.
5. Simplificación de funciones.
Con estos elementos se puede definir a la organización como:
Es el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la
determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de
actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo
social.
·
Principios:
Todas las
actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los
objetivos y propósitos de la empresa.
El
trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución
de una sola actividad.
Se deben de
establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación necesaria,
para lograr los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan
en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo, al nivel más
bajo.
4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad
A
cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad
necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Establece que al
determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse
un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior,
pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de más de dos jefes, solo
conduce a la ineficiencia.
Las obligaciones de cada puesto
deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de
la empresa que tengan relación con ellas.
7) Amplitud o tramo de control
Hay un límite
en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.
El administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa, ya que la empresa es un sistema que para funcionar con eficacia, necesita que todas sus partes, a su vez, funcionen correctamente.
9) Continuidad
La estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.
Etapas de organización:
Las etapas de organización son:
♣ División del Trabajo
♣ Coordinación
Es importante resaltar que si el proceso de organización se presenta en este en sección aparte de los tipos de organización, así como de los principios y las técnicas organizacionales.
Para llevar a cabo el proceso de organización, es necesario aplicar simultáneamente las técnicas y los principios organizacionales, así como delimitar qué tipo de organización es la idónea en la situación específica que se esté manejando.
División del Trabajo
Separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.
♦ Jerarquización
Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia.
♦ Departamentalización
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades especificas, con base en su similitud.
A) Secuencia de la Departamentalización.
Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia.
1. Listar todas las funciones de la empresa.
2. Clasificarlas.
3. Agruparlas según un orden jerárquico.
4. Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas o departamentos.
5. Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligación, entre las funciones y los puestos.
6. Establecer líneas de comunicación e interrelación, entre los departamentos.
7. El tamaño.
B) Tipos de Departamentalización.
De acuerdo con la situación específica de cada empresa, es posible aplicar diversos tipos de departamentalización; los más usuales son:
Funcional.-
Según su función primordial.
Por productos.-
Se dedica a la fabricación de diversas líneas de productos. Se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre sí.
Geográfica o por territorios.-
Realizan actividades en sectores alejados físicamente, y/o cuando el tramo de operaciones y de personas supervisado es muy extenso y está disperso en áreas muy grandes.
Clientes.-
Interés primordial, se aplica en empresas comerciales, principalmente en los almacenes.
C
INTEGRACIÓN
·
Concepto:
Es obtener y articular los elementos humanos
y materiales que la organización y la planeación señalan como necesarios para
el adecuado funcionamiento de un organismo social.
·
Etapas:
* Reclutamiento: Es recolectar información y
asi poder tener una bolsa de trabajo.
* Selección: Después de hacer el
reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente
seleccionada.
* Inducción: Conocer todo lo necesario para
desempeñarte en el trabajo.
* Capacitación: Llegar a ser más productivo y
capaz
·
Principios de las cosas:
1) Carácter administrativos: Es tener
especialistas en cada área, empleados conocedores y preparados para realizar
sus actividades.
2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias,
en cantidad y tiempo.
3) Instalación y Mantenimiento: Tener un
lugar adecuado y bien acondicionado.
4) Delegación y Control: Transmitir autoridad
y hacer buen uso ella.
·
Principios de las personas:
1) Ecuación de nombres y funciones: Poner en
claro cuáles son las funciones que se van a llevar a cabo, y que las personas
sean las correctas para desempeñarlas.
2) Previsión de Elementos Administrativos:
Tener a la gente necesaria para cubrir las funciones.
3) Introducción Adecuada: Saber todo acerca
del lugar donde trabajas, no tener ningún tipo de incertidumbre.
DIRECCIÓN
·
Concepto:
Ejecución de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a
través, de la motivación, comunicación y supervisión.
·
Etapas:
* Toma de Decisiones: Es la elección del
curso de acción entre varias alternativas.
* Integración: Con ella el administrador
elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las
decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes
* Motivación: Por medio de ella se logra la
ejecución de trabajos tendiente a la obtención de objetivos.
* Comunicación: Proceso a través del cual se
transmite y recibe información en un grupo social.
* Supervisión: Checar que las cosas se estén
dando de una manera correcta.
·
Principios:
1) De la armonía del objetivo o coordinación
de interés: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de
los objetivos.
2) Impersonalidad de mando: Se refiere a que
la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para
obtener ciertos resultados.
3) De la supervisión directa: Se refiere al
apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados
durante la ejecución de los planes.
4) De la vía jerárquica: Los canales de
comunicación deben de ser transmitidos a través de los niveles jerárquicos
correspondientes.
5) De la resolución del conflicto: Es la
necesidad de resolver los problemas que surjan, desde el principio y no dejar
que crezcan.
6) Aprovechamiento del conflicto: A veces con
los problemas que se presentan, se visualizan nuevas estrategias y se saca
provecho de los problemas.
CONTROL
·
Concepto:
Es la evaluación y medición de la ejecución
de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer
las medidas correctivas necesarias.
·
Etapas:
* Establecimiento de Estándares: Representan
el estado de ejecución deseado, de hecho nos es más que los objetivos definidos
de la organización.
* Medición de Resultados: Es medir la ejecución
y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser
definidas de acuerdo con los estándares.
* Corrección: La utilidad concreta y tangible
del control está en la acción correctiva para integrar las desviaciones con
relación a los estándares.
* Retroalimentación: Mediante ella la
información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
* Control: Los buenos controles deben
relacionarse con la estructura organizacional y reflejar su eficacia.
·
Principios:
1) Equilibrio: Debe de haber un balance entre
el control y la delegación.
2) De los objetivos: El control existen en
función de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar
los objetivos.
3) De la oportunidad: El control debe de ser
oportuno, debe de aplicarse antes de que se presente el error.
4) De las desviaciones: Todas las
desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y saber porque
surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.
5) Costeabilidad: Se deben de justificar el
costo, que este represente en dinero y tiempo, en relaciones con las ventajas
reales que este aporte.
6) De la excepción: El control debe de
aplicarse a las actividades representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7) De la función controlada: La función que
realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a controlar.
